Dataskydd

Du som registrerad har ett antal rättigheter som personuppgiftsansvarig måste uppfylla. För fullständig information se Dataskyddsförordningen kapitel 3 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Vi behandlar dina uppgifter, men du bestämmer över dem.

Din rätt

Inom Hälsinglands Utbildningsförbund ska varje behandling av personuppgifter ske med hänsyn till den enskildes personliga integritet och rättssäkerhet.

Vi behandlar dina personuppgifter i första hand för att fullfölja våra åtaganden och följa gällande lagar. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Endast medarbetare och personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

I vissa behandlingar av personuppgifter kan Hälsinglands Utbildningsförbund som personuppgiftsansvarig anlita personuppgiftsbiträden. Det innebär att en annan organsiation behandlar personuppgifter för vår räkning.

Dataskyddsombud

Dataskyddsombudet omfattas av sekretess i sitt uppdrag. Som privatperson kan man kontakta dataskyddsombudet om man inte får det stöd som kan förväntas av oss gällande ens rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

Enklast kontaktar du dataskyddsombudet på dataskyddsombud@kfhalsingland.se. För telefonnummer och telefontider se separat kontaktruta.

När du skickar in en handling till oss

De personuppgifter du lämnar när du skickar in en ansökan, synpunkt eller annat registreras och behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Det görs eftersom uppgifterna behövs för vår myndighetsutövning.

Men dataskyddsförordningen hindrar inte den personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen. Skriv därför inte mer än nödvändigt i fritextfälten och undvik känsliga uppgifter.

Om någon begär ut uppgifterna gör vi en sekretessprövning för att undersöka om uppgifterna kan anses vara offentliga och därmed kan lämnas ut, i sin helhet eller delvis.

Här hittar du de system vi använder och vilka personuppgifter vi behandlar på ett eller annat sätt. I dokumentet personuppgiftsbehandlingar Pdf, 406 kB, öppnas i nytt fönster. beskrivs behandlingar på en övergripande nivå, bl.a. vilken behandling som utförs samt vilken laglig grund som gäller för behandlingen.

Elevadministrativa system

Skolplatsen - Här behandlar vi bl.a. namn, personummer och kontaktuppgifter för gymnasiestudenter och vårdnadshavare för att administrera deras studiegång hos oss.

Alvis - Här behandlar vi bl.a. namn, personummer och kontaktuppgifter för vuxenstuderande för att administrera deras studiegång hos oss.

Novaschem/Skola 24 - Här behandlar vi namn på anställda för tjänsteplanering och schemaläggning.

Bookit - I Bookit registrerar vi namn, kontaktuppgifter och personnummer för att våra studenter ska kunna låna böcker från vårt skolbibliotek.

Dokumenthantering

Ciceron är ett dokument och ärendehanteringssystem där vi bl.a. registrerar handlingar, inkomna klagomål och synpunkter.

Lärplattform och verktyg

Unikum är en lärplattform för gymnaise- och vuxenutbildningen och är integrerat med våra elevadministrativa system.

Elevhälsan

För elevhälsan används ett system som heter PMO. Här behandlar vi namn, kontaktuppgifter, personnummer och i PMO finns även elevhälsovårdsjournalerna för våra studerande.

Sociala medier

Facebook/Instagram/Youtube/Linkedin - Alla våra skolor använder sig av sociala medier för att belysa och visa upp sin verksamhet för allmänheten. Vi strävar alltid för att inhämta ett samtycke för behandling av personuppgifter (namn, foton och filmer) som vi lägger ut på sociala medier.

Kameraövervakning

För att minska olaga intrång och öka tryggheten för våra studerande finns kameraövervakning i Torsbergshuset. Material från kameraövervakningen hanteras av Bollnäs kommun.

Vad är ett samtycke?

Ett samtycke är enligt förordningen ”varje slag av frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring, genom vilken den registrerade,antingen genom ett uttalande eller genom en entydig bekräftande handling, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne”.

Hur fungerar det?

När vi inte har någon laglig grund till behandlingen av personuppgifter behöver vi inhämta ett samtycke. Ladda ner samtyckesblankett Pdf, 532 kB, öppnas i nytt fönster.

För att ett samtycke ska anses som giltigt gäller det att vi har lämnat information om vilka uppgifter som samlas in och vad de ska användas till, för att du sedan ska kunna ge ditt godkännande.

Återkalla samtycke

Om du har lämnat samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke till behandlingen. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades. Kontakta i så fall den verksamhet som du gett ditt samtycke till.